Hanno chiesto informazioni. Poi è arrivato settembre.
Una famiglia che chiede informazioni a marzo e non riceve più notizie, a settembre è iscritta da un'altra parte. In mezzo ci sono sei mesi in cui bastava una domanda. GeniusRecontact la fa su WhatsApp, famiglia per famiglia, prima che la finestra si chiuda.
La richiesta di marzo, ripresa a ottobre
Il costo è quasi sempre il motivo dello stallo. E quasi mai la risposta giusta è uno sconto.
Buongiorno signora Ricci, sono Chiara dell'Istituto San Carlo. A marzo ci aveva scritto per informazioni sulla prima media e poi non ci siamo più sentiti. Avete già deciso?10:10
Buongiorno. Non ancora, siamo abbastanza indecisi. Per noi il costo pesa11:35
La capisco, è il motivo numero uno per cui le famiglie si fermano. Le dico due cose concrete: la retta si divide in dieci rate, e chi si iscrive entro il 31 gennaio ha una riduzione sul primo anno.11:38
Poi c'è un punto che dal sito non si capisce: il doposcuola fino alle 18 è compreso, non è un extra. Per due genitori che lavorano di solito è quello che cambia davvero il conto.11:38
Questo effettivamente non lo sapevo. Si può venire a vedere la scuola?12:02
Certo. Le consiglio di venire in un giorno normale invece che all'open day, così la vede com'è davvero. Martedì o giovedì pomeriggio?12:05
Giovedì12:20
Segnato giovedì alle 16:30, chieda di me in segreteria. Le mando un promemoria mercoledì.12:21
Il costo non si risolve con lo sconto
Rateizzazione, scadenza della riduzione, e soprattutto un modo diverso di fare il conto. È quello che direbbe una segreteria brava, e che nessuna email di follow-up dice mai.
Dice quello che il sito non dice
«Il doposcuola è compreso.» Ogni scuola ha due o tre informazioni così, decisive e sepolte in una pagina che nessuno legge. In una conversazione arrivano al momento giusto.
Propone un giorno normale, non l'open day
È controintuitivo e per questo credibile. Chi visita una scuola in un mercoledì qualunque decide più in fretta di chi la visita quando è preparata per essere visitata.
Cosa c'è fermo nel gestionale di una scuola
- 01Richieste di informazioni non concluseHanno scritto, hanno ricevuto la brochure, e lì si è fermato tutto. Sono famiglie che stavano valutando davvero, altrimenti non avrebbero scritto.
- 02Open day prenotati e non presentatiSi erano segnati e poi è successo qualcosa. Nessuno li ha richiamati il lunedì dopo, che era il momento in cui bastava riproporre una data.
- 03Chi ha visitato e poi ha scelto altroSono venuti, hanno guardato, hanno deciso diversamente. Vale la pena sapere perché, ed è l'unica lista che te lo può dire.
- 04Famiglie che non si sono re-iscritteC'erano l'anno scorso e quest'anno no. A volte è un trasloco, a volte è un motivo che nessuno ha mai chiesto.
- 05Ex famiglie con un secondo figlio in etàTi conoscono già, si sono trovate bene, e nessuno le ha mai richiamate quando il fratello minore è arrivato all'età giusta.
Tutto si gioca in due finestre l'anno
È la differenza più grossa rispetto agli altri mestieri, e cambia quando si lavora, non se si lavora.
- PrimaSi prepara fuori stagione
- Il momento per ricontattare chi si è fermato l'anno scorso non è gennaio, quando tutti stanno decidendo e tu sei una voce fra dieci. È ottobre e novembre, quando il tema si sta appena riaprendo in famiglia.
- DuranteNella finestra conta la velocità
- Nelle settimane delle iscrizioni chi risponde in dieci minuti vince su chi risponde il giorno dopo. L'agente risponde anche alle 21 di domenica, che è quando le famiglie si mettono a decidere.
- DopoIl no di quest'anno è il sì di quello prossimo
- Chi ha scelto un'altra scuola non è una riga morta: è una riga da riprendere fra un anno, o quando arriva il secondo figlio. L'agente si segna la data e ci ritorna da solo.
Per questo verticale non pubblichiamo benchmark: non ne esistono di affidabili sul mercato italiano e non ci inventiamo numeri. Quello che possiamo dirti è quante righe lavorabili ha il tuo elenco, e lo guardiamo insieme in call.
Cosa deve avere dentro per parlare con una famiglia
Le domande sono sempre le stesse: quanto costa davvero tutto compreso, che orari fate, quanti sono per classe, e si può venire a vedere.
Deve sapere
- Rette, cosa è compreso e cosa no, rateizzazioni, riduzioni e le loro scadenze.
- Orari, doposcuola, mensa, trasporto: le voci che decidono per due genitori che lavorano.
- Indirizzi e piani di studio, con parole comprensibili a chi non è del mestiere.
- Le date di open day, colloqui e scadenze di iscrizione.
- Le due o tre cose vere che vi distinguono, e che dal sito non si capiscono.
Non deve fare
- Non promette un posto e non conferma disponibilità di classe.
- Non valuta il profilo di uno studente e non entra in nessun merito didattico o personale.
- Non parla mai di altri alunni o di altre famiglie.
- Non fa paragoni con altre scuole, nemmeno se glielo chiedono.
Quattro dubbi di chi ci sta dentro
01Scrivere ai genitori su WhatsApp non è invadente?
Dipende da cosa scrivi. Un messaggio promozionale sì, e infatti non è quello che parte. Qui si riprende una richiesta che ha fatto la famiglia, si chiede se hanno già deciso e si offre di non disturbare più. Fra l'altro è il canale che le famiglie preferiscono: rispondono la sera, quando ne stanno parlando davvero, invece che alle undici del mattino mentre sono al lavoro.
02Le iscrizioni sono stagionali. Ha senso pagarlo tutto l'anno?
Il lavoro utile è fuori stagione, ed è proprio il motivo. Nella finestra delle iscrizioni sei sommerso e non hai bisogno di nessuno che apra conversazioni: hai bisogno di rispondere in fretta, e anche quello lo fa. Nei mesi vuoti, invece, è quando si ricontattano le famiglie dell'anno prima e si prepara la finestra successiva. Una campagna concentrata a gennaio arriva quando hanno già scelto.
03E i dati dei minori?
Non entrano. Si importa il contatto del genitore, cioè nome, numero, la richiesta che aveva fatto e quando, e nient'altro. Nessun dato dello studente, nessuna informazione scolastica, nessuna valutazione. Il messaggio parla di una richiesta di informazioni, non di un bambino. Quello che non entra nel sistema non può uscirne.
04Ho già la segreteria che richiama.
Allora hai già visto quanto funziona quando qualcuno lo fa davvero, ed è il motivo migliore per farlo su tutti invece che sui primi venti. La segreteria richiama chi è in cima alla lista e chi risponde al primo colpo; il resto slitta, e a settembre è troppo tardi. L'agente apre tutte le conversazioni e passa alla segreteria solo quelle in cui serve una persona.
Quante famiglie hai perso senza sapere perché?
Venti minuti sul tuo elenco: quante richieste sono rimaste aperte, quante famiglie non si sono re-iscritte e cosa direbbe il primo messaggio.
Venti minuti, senza slide. Se il database non regge, te lo diciamo lì.
Oppure lascia due righe e ti scriviamo noi
Se adesso non hai voglia di parlare, va benissimo lo stesso.